точек в одной системе
Сеть растёт — добавление точки занимает 10 минут: одна строка в справочнике + раздача доступа.
← Ко всем кейсам
HoReCa · сеть точек питания
Учётка сети ресторанов на AppSheet + Google Sheets — без штатного разработчика
Сеть ресторанов в 15+ точек жила в тетрадях, Excel-файлах и групповых чатах. Собрали единую учётную систему на AppSheet + Google Sheets + Apps Script: каждая точка ведёт смену с телефона, все данные стекаются в одну таблицу, отчёты сами уходят собственнику в Telegram. Без штатного backend-разработчика — поддерживает один data-инженер.
screen
— как это выглядит
Открыл смену в кармане — увидел всё за день
На точке сотрудник заходит в приложение AppSheet с обычного смартфона и попадает на экран открытой смены. Оттуда — крупные иконки на каждое действие: статистика, оплаченные расходы, сотрудники на смене, начисление и выдача ЗП, списание, перемещение между точками, загрузка накладных, прикрепление Z-отчёта. То, что надо делать сегодня, лежит на одном экране. И самое важное: AppSheet — кроссплатформенный. Одно и то же приложение запускается на iOS, Android и в браузере из одной схемы. Никакой отдельной разработки под iPhone и Android, никакой публикации в App Store / Google Play.
screen
screen
screen
Админка собственника — браузерная
Те же данные, что вводит точка, собственник смотрит из любой точки мира через AppSheet-веб. Слева — карточка по конкретной смене (день, точка, время открытия, статус). В центре — расширенный экран с операционными действиями и таблицами расходов и прихода. Справа — таблица «Сегодня» с активными сменами по всей сети: одна строка на каждую открытую точку.
Что было больно
- Каждая точка ведёт свой Excel или бумажную тетрадь — к концу месяца цифры не сходятся между точками.
- Чтобы собрать отчёт за день, собственник звонит на каждую точку, просит сфоткать кассу и накладные, потом сводит в таблицу руками.
- ЗП считают на калькуляторе по сменам — постоянные ошибки и споры с сотрудниками.
- Z-отчёты теряются. Накладные приходят в одном чате, чеки — в другом, ничего не привязано к конкретной смене.
- Доступ к таблицам — у всех одинаковый. Линейный сотрудник видит ЗП всей сети, бухгалтер может случайно править справочник продуктов.
- Любая правка справочника (новый продукт, новый поставщик) идёт через переписку с тем, кто ведёт основной файл.
- Заказать полноценную CRM с нуля — слишком дорого и долго для сети, которая ещё растёт.
Что сделали
- Одно кроссплатформенное приложение на AppSheet для всей сети — работает на iOS, Android и в браузере из одной схемы. Без отдельной разработки под каждую платформу и без публикации в App Store / Google Play.
- Все процессы точки ведутся прямо в приложении: открыть смену → прикрепить Z-отчёт → добавить расходы и приход → выдать ЗП → закрыть смену.
- Под капотом — одна Google Sheets с 20+ листами: смены, точки, сотрудники, расходы, приход, поставщики, продукты, накладные, перемещения, начисления, выдачи ЗП, лог действий.
- Apps Script собирает дневной отчёт по каждой точке и отправляет собственнику в Telegram — без участия человека.
- 5 уровней доступа: собственник видит всё, директор сети — все точки, управляющий — только свою точку, кассир — только текущую смену, бухгалтер — только начисления и выдачи. Реализовано через security filters в AppSheet.
- ЗП считается автоматически: смена × отработанные часы × ставка → ведомость за месяц в один клик.
- Все справочники (продукты, поставщики, точки, должности) правятся через те же листы Google Sheets — без релиза приложения.
- Z-отчёт = фото в Google Drive, привязанное к строке смены. Накладные так же. Никаких отдельных хранилищ.
- Перемещения между точками — парные строки: одна точка списывает, вторая приходует. Баланс сходится сам.
- Никакого штатного разработчика. Один data-инженер раз в неделю смотрит логи, чинит формулы и докатывает новые модули по запросу.
—
Что получили в итоге
на сбор дневного отчёта
В конце дня Apps Script сам считает сводку и шлёт её собственнику в Telegram.
уровней доступа
Собственник, директор, управляющий, кассир, бухгалтер — каждый видит только своё.
data-инженер вместо команды
Без штатного backend-разработчика: поддержка и развитие — несколько часов в неделю.
—
Что мы построили
- 01
Учёт смен
Открытие, закрытие, статус, привязка к точке и сотрудникам, прикрепление Z-отчёта (фото).
- 02
Учёт расходов
Оплаченные расходы со справочниками продуктов и поставщиков, единицами (шт/кг/л), фото чека.
- 03
Учёт прихода
Касса, терминал, наличные — по каждой смене, автоматически в дневную статистику.
- 04
ЗП: начисление и выдача
Часы × ставка по сменам → ведомость; выдачи фиксируются отдельной операцией с привязкой к сотруднику.
- 05
Списания
Отдельный модуль с причиной (порча, бой, недостача) и сотрудником, ответственным за смену.
- 06
Перемещения между точками
Парные строки: одна точка отдаёт, вторая принимает. Баланс сети сходится без ручного ввода.
- 07
Загрузка накладных
Прикрепление фото накладной к строке прихода — поиск потом по поставщику и дате.
- 08
Справочники
Продукты, поставщики, категории расходов, точки, должности и ставки — всё правится в Google Sheets без релиза.
- 09
Уровни доступа
5 ролей, фильтры строк в AppSheet по USEREMAIL() и точке — каждый видит только своё.
- 10
Telegram-рассылки отчётов
Утренний отчёт: какие смены открыты по сети. Вечерний: приход, расходы, остаток по каждой точке.
- 11
Сводная отчётность
Дашборды в Sheets через QUERY() и SUMIFS() — выручка, расходы, ФОТ по точкам и периодам.
- 12
Лог действий
Каждое изменение пишется в отдельный лист с автором, временем и старым значением — спорные кейсы разбираются за минуту.
screen
screen
screen
Ввод данных линейными сотрудниками — в один тап
Сотрудник на точке открывает «Оплаченные расходы», выбирает продукт из справочника (сахар, перец, яйца, молоко, шампиньоны…), указывает количество и единицу (шт / кг / л), выбирает поставщика (овощи, лаваш, магазин, доставка, реклама…) и сохраняет. Привязка к открытой смене и точке — автоматически, без ручного ввода. Тот же сценарий — для прихода, накладных, списаний и перемещений между точками.
— такой же проект для вас
Хотите учётку для сети — без штатного разработчика?
Соберём учётную систему сети на AppSheet + Google Sheets + Apps Script: мобильное приложение для точек, отчёты в Telegram, разные уровни доступа. Расскажите задачу — вернёмся с архитектурой и сметой за пару дней.
← Ко всем кейсам
AppSheet · Google Sheets · Apps Script · Telegram
AppSheet + Sheets-as-DB + Apps Script: учётная система сети HoReCa без бэкенд-команды
Учётная система сети ресторанов, собранная без штатного разработчика — только дата-инженер. Front — AppSheet (мобильный + браузер), data — одна Google Sheets с 20+ листами как реляционная база, логика — Google Apps Script (валидация, агрегаты, cron-триггеры). Дневные и вечерние отчёты уходят собственнику в Telegram напрямую из Apps Script через UrlFetchApp. 5 ролей доступа реализованы через security filters в AppSheet поверх USEREMAIL().
screen
— как это выглядит
Открыл смену в кармане — увидел всё за день
На точке сотрудник заходит в приложение AppSheet с обычного смартфона и попадает на экран открытой смены. Оттуда — крупные иконки на каждое действие: статистика, оплаченные расходы, сотрудники на смене, начисление и выдача ЗП, списание, перемещение между точками, загрузка накладных, прикрепление Z-отчёта. То, что надо делать сегодня, лежит на одном экране. И самое важное: AppSheet — кроссплатформенный. Одно и то же приложение запускается на iOS, Android и в браузере из одной схемы. Никакой отдельной разработки под iPhone и Android, никакой публикации в App Store / Google Play.
screen
screen
screen
Админка собственника — браузерная
Те же данные, что вводит точка, собственник смотрит из любой точки мира через AppSheet-веб. Слева — карточка по конкретной смене (день, точка, время открытия, статус). В центре — расширенный экран с операционными действиями и таблицами расходов и прихода. Справа — таблица «Сегодня» с активными сменами по всей сети: одна строка на каждую открытую точку.
—
Стек
- Front
- AppSheet · автоматически генерирует мобильный (iOS/Android) и веб-интерфейс по схеме Sheets · views, slices, actions, format-rules · оффлайн-кэш на устройстве
- Data
- Google Sheets как backend · 20+ листов · справочники (points, employees, suppliers, items, roles) + операционные таблицы (shifts, paid_expenses, income, payouts, transfers, invoices, log) · relations через ref-колонки
- Logic
- Google Apps Script · триггеры по таймеру (onTime) и onEdit · валидация, агрегаты, нормализация · скрипты привязаны к Sheets-таблице, без отдельного сервера
- Reports
- Apps Script → Telegram Bot API через UrlFetchApp · форматирование сводок утром и вечером · логи отправок отдельным листом
- Queries
- AppSheet формулы (SELECT, FILTER, LOOKUP) для UI · Sheets QUERY() + SUMIFS() для собственника · никакого внешнего SQL-сервера
- Access
- AppSheet security filters по столбцу role + USEREMAIL() · фильтры строк применяются до выгрузки на устройство · 5 ролей
- Files
- Google Drive · Z-отчёты, накладные, фото чеков — лежат в папках, в строке хранится Drive-URL · никакого отдельного хранилища
- Infra
- 0 серверов в обслуживании · всё внутри Google Workspace · один дата-инженер ведёт схему и скрипты
—
Архитектурные решения
- 01
Кроссплатформа из одной схемы
AppSheet компилирует приложение под iOS, Android и веб-браузер из одной декларативной схемы поверх Google Sheets. Никакого React Native, никакого Flutter, никакой отдельной кодовой базы — поведение одинаковое на всех платформах. Сотрудник на смене работает с телефона, собственник из любой точки мира смотрит то же приложение в браузере.
- 02
Sheets-as-DB вместо PostgreSQL
Для сети до 30 точек объёмы — десятки тысяч строк в год. Sheets легко это держит, AppSheet кэширует, агрегаты считаются QUERY()/SUMIFS(). Платить за managed PostgreSQL и писать админку с нуля — экономически невыгодно на этом масштабе.
- 03
AppSheet RLS через security filters
Security filter — формула, которая решает, какие строки таблицы доедут до конкретного пользователя. Реализация: AND(USEREMAIL() = [email], OR([role] = 'admin', [point_id] = LOOKUP(USEREMAIL(), employees, email, point_id))). Линейный сотрудник физически не получает чужих строк на устройство.
- 04
Apps Script-триггеры вместо cron
ScriptApp.newTrigger('sendMorningReport').timeBased().atHour(9).everyDays(1).create() — Google сам поднимает функцию по расписанию. Никакого выделенного сервера / k8s / докера — скрипт живёт внутри документа.
- 05
Telegram-рассылки через UrlFetchApp
Apps Script сам стучится в Bot API: UrlFetchApp.fetch('https://api.telegram.org/bot.../sendMessage', { method: 'post', payload: {...} }). Без отдельного бот-сервера, без webhook'ов, без хостинга.
- 06
Z-отчёт = фото в Drive с ссылкой в строке
В AppSheet столбец типа Image сохраняет файл в указанную Drive-папку и оставляет в ячейке URL. Привязка к смене — через ref на shifts.id. Никаких отдельных object-storage, никакого S3.
- 07
Inter-point transfers как парные строки
Перемещение между точками = одна запись с from_point и to_point. Action в AppSheet атомарно создаёт парные строки: -X на отдающей точке, +X на принимающей. Баланс сети сходится без сводок руками.
- 08
Денормализация ради скорости
В операционных таблицах (shifts, paid_expenses) храним name точки и фамилию сотрудника напрямую, а не только id — чтобы AppSheet-карточка отрисовалась без LOOKUP-цепочки. Записи правятся редко, чтение происходит десятки раз в день.
- 09
Audit-trail через onEdit
onEdit-триггер пишет в лист log: timestamp, USEREMAIL(), таблица, колонка, старое и новое значение. Спорные ситуации с сотрудниками разбираются за минуту.
- 10
Справочники = source of truth
Продукты, поставщики, точки, ставки лежат в отдельных листах. Операционные таблицы ссылаются на них через ref. Добавить новый продукт = добавить строку в справочник, никаких релизов приложения.
- 11
Один data-инженер вместо команды
Поддержка — несколько часов в неделю: смотрим логи Apps Script, чиним формулы, докатываем новые модули. Сеть получает полноценную учётную систему по цене консультанта.
—
Метрики проекта
15+точек в сети
20+листов в Sheets
12модулей в AppSheet
5ролей доступа
5+Apps Script-триггеров
2канала отчётов в Telegram
0серверов в обслуживании
1data-инженер вместо команды
—
Что внутри системы
Учёт смен с Z-отчётом
Открытие/закрытие, фото Z-отчёта прикрепляется прямо в строку смены через AppSheet Image-столбец.
Привязка сотрудников к смене
Action добавляет строку в shift_employees(shift_id, employee_id, hours). Часы тянутся в начисление ЗП по сменам.
Расходы с фото чека и поставщиком
ref на справочники items и suppliers, тип Image для чека, автоматическая привязка к открытой смене точки.
Приход: касса + терминал
Раздельные суммы по способу оплаты, общий приход считается формулой [cash] + [terminal].
Списания
Отдельный модуль с причиной (порча, бой, недостача), ответственный сотрудник берётся из shift_employees.
Перемещения между точками
Action создаёт парные строки -X / +X — баланс сети сходится без сводок руками.
ЗП: начисление и выдача
Начисление по часам × ставке из справочника employees, выдача — отдельная операция с подписью получателя.
Накладные с фото
Image-столбец хранит скан в Drive, фильтр по поставщику и периоду — поиск занимает секунды.
Telegram-рассылки
Утренний и вечерний отчёт по сети через Apps Script + UrlFetchApp, формат сводки правится в коде скрипта.
Security filters
5 ролей через USEREMAIL() + lookup на employees.email → role / point_id. Линейный сотрудник не получает чужих строк физически.
Audit-trail
onEdit пишет в лог: автор, время, старое и новое значение. Спорные смены разбираются за минуту.
Сводная отчётность
QUERY() + SUMIFS() в дашборд-листе: выручка, расходы, ФОТ по точкам и периодам — без BI-системы.
screen
screen
screen
Ввод данных линейными сотрудниками — в один тап
Сотрудник на точке открывает «Оплаченные расходы», выбирает продукт из справочника (сахар, перец, яйца, молоко, шампиньоны…), указывает количество и единицу (шт / кг / л), выбирает поставщика (овощи, лаваш, магазин, доставка, реклама…) и сохраняет. Привязка к открытой смене и точке — автоматически, без ручного ввода. Тот же сценарий — для прихода, накладных, списаний и перемещений между точками.
— такой же проект для вас
Хотите учётку для сети — без штатного разработчика?
Соберём учётную систему сети на AppSheet + Google Sheets + Apps Script: мобильное приложение для точек, отчёты в Telegram, разные уровни доступа. Расскажите задачу — вернёмся с архитектурой и сметой за пару дней.