точек в одной системе
Сеть растёт — добавление точки занимает 10 минут: одна строка в справочнике + раздача доступа.
← Ко всем кейсам
HoReCa · сеть точек питания
Учётка сети ресторанов на AppSheet + Google Sheets — без штатного разработчика
Сеть ресторанов в 15+ точек жила в тетрадях, Excel-файлах и групповых чатах. Собрали единую учётную систему на AppSheet + Google Sheets + Apps Script: каждая точка ведёт смену с телефона, все данные стекаются в одну таблицу, отчёты сами уходят собственнику в Telegram. Своего backend-разработчика сети не понадобилось — поддержку ведёт наш дата-инженер.
screen
— как это выглядит
Открыл смену в кармане — увидел всё за день
На точке сотрудник заходит в приложение AppSheet с обычного смартфона и попадает на экран открытой смены. Оттуда — крупные иконки на каждое действие: статистика, оплаченные расходы, сотрудники на смене, начисление и выдача ЗП, списание, перемещение между точками, загрузка накладных, прикрепление Z-отчёта. То, что надо делать сегодня, лежит на одном экране. И самое важное: AppSheet — кроссплатформенный. Одно и то же приложение запускается на iOS, Android и в браузере из одной схемы. Никакой отдельной разработки под iPhone и Android, никакой публикации в App Store / Google Play.
screen
screen
screen
Админка собственника — браузерная
Те же данные, что вводит точка, собственник смотрит из любой точки мира через AppSheet-веб. Слева — карточка по конкретной смене (день, точка, время открытия, статус). В центре — расширенный экран с операционными действиями и таблицами расходов и прихода. Справа — таблица «Сегодня» с активными сменами по всей сети: одна строка на каждую открытую точку.
Что было больно
- Каждая точка ведёт свой Excel или бумажную тетрадь — к концу месяца цифры не сходятся между точками.
- Чтобы собрать отчёт за день, собственник звонит на каждую точку, просит сфоткать кассу и накладные, потом сводит в таблицу руками.
- ЗП считают на калькуляторе по сменам — постоянные ошибки и споры с сотрудниками.
- Z-отчёты теряются. Накладные приходят в одном чате, чеки — в другом, ничего не привязано к конкретной смене.
- Доступ к таблицам — у всех одинаковый. Линейный сотрудник видит ЗП всей сети, бухгалтер может случайно править справочник продуктов.
- Любая правка справочника (новый продукт, новый поставщик) идёт через переписку с тем, кто ведёт основной файл.
- Заказать полноценную CRM с нуля — слишком дорого и долго для сети, которая ещё растёт.
Что сделали
- Одно кроссплатформенное приложение на AppSheet для всей сети — работает на iOS, Android и в браузере из одной схемы. Без отдельной разработки под каждую платформу и без публикации в App Store / Google Play.
- Все процессы точки ведутся прямо в приложении: открыть смену → прикрепить Z-отчёт → добавить расходы и приход → выдать ЗП → закрыть смену.
- Под капотом — одна Google Sheets с 20+ листами: смены, точки, сотрудники, расходы, приход, поставщики, продукты, накладные, перемещения, начисления, выдачи ЗП, лог действий.
- Apps Script собирает дневной отчёт по каждой точке и отправляет собственнику в Telegram — без участия человека.
- 5 уровней доступа: собственник видит всё, директор сети — все точки, управляющий — только свою точку, кассир — только текущую смену, бухгалтер — только начисления и выдачи. Реализовано через security filters в AppSheet.
- ЗП считается автоматически: смена × отработанные часы × ставка → ведомость за месяц в один клик.
- Все справочники (продукты, поставщики, точки, должности) правятся через те же листы Google Sheets — без релиза приложения.
- Z-отчёт = фото в Google Drive, привязанное к строке смены. Накладные так же. Никаких отдельных хранилищ.
- Перемещения между точками — парные строки: одна точка списывает, вторая приходует. Баланс сходится сам.
- Никакого штатного разработчика у сети. Наш дата-инженер раз в неделю смотрит логи, чинит формулы и докатывает новые модули по запросу.
—
Что получили в итоге
на сбор дневного отчёта
В конце дня Apps Script сам считает сводку и шлёт её собственнику в Telegram.
уровней доступа
Собственник, директор, управляющий, кассир, бухгалтер — каждый видит только своё.
штатных разработчиков
Поддержка и развитие — несколько часов в неделю.
—
Что мы построили
- 01
Учёт смен
Открытие, закрытие, статус, привязка к точке и сотрудникам, прикрепление Z-отчёта (фото).
- 02
Учёт расходов
Оплаченные расходы со справочниками продуктов и поставщиков, единицами (шт/кг/л), фото чека.
- 03
Учёт прихода
Касса, терминал, наличные — по каждой смене, автоматически в дневную статистику.
- 04
ЗП: начисление и выдача
Часы × ставка по сменам → ведомость; выдачи фиксируются отдельной операцией с привязкой к сотруднику.
- 05
Списания
Отдельный модуль с причиной (порча, бой, недостача) и сотрудником, ответственным за смену.
- 06
Перемещения между точками
Парные строки: одна точка отдаёт, вторая принимает. Баланс сети сходится без ручного ввода.
- 07
Загрузка накладных
Прикрепление фото накладной к строке прихода — поиск потом по поставщику и дате.
- 08
Справочники
Продукты, поставщики, категории расходов, точки, должности и ставки — всё правится в Google Sheets без релиза.
- 09
Уровни доступа
5 ролей, фильтры строк в AppSheet по USEREMAIL() и точке — каждый видит только своё.
- 10
Telegram-рассылки отчётов
Утренний отчёт: какие смены открыты по сети. Вечерний: приход, расходы, остаток по каждой точке.
- 11
Сводная отчётность
Дашборды в Sheets через QUERY() и SUMIFS() — выручка, расходы, ФОТ по точкам и периодам.
- 12
Лог действий
Каждое изменение пишется в отдельный лист с автором, временем и старым значением — спорные кейсы разбираются за минуту.
screen
screen
screen
Ввод данных линейными сотрудниками — в один тап
Сотрудник на точке открывает «Оплаченные расходы», выбирает продукт из справочника (сахар, перец, яйца, молоко, шампиньоны…), указывает количество и единицу (шт / кг / л), выбирает поставщика (овощи, лаваш, магазин, доставка, реклама…) и сохраняет. Привязка к открытой смене и точке — автоматически, без ручного ввода. Тот же сценарий — для прихода, накладных, списаний и перемещений между точками.
— такой же проект для вас
Хотите учётку для сети — без штатного разработчика?
Соберём учётную систему сети на AppSheet + Google Sheets + Apps Script: мобильное приложение для точек, отчёты в Telegram, разные уровни доступа. Расскажите задачу — вернёмся с архитектурой и сметой за пару дней.